Adapter votre organisation en continu avec la revue des processus

J’aime bien vous faire partager ce que mes tests et mes tâtonnements. Je suis toujours à l’affût de nouveaux modes d’organisation, de nouvelles façons de gérer son temps ou de simplifier sa vie. Je teste ceux qui me plaisent et j’essaie de suivre leur impact pour ne garder que ce qui m’apporte vraiment. Aujourd’hui, je vais vous parler d’une technique qui a très rapidement trouvé une grande place dans mon organisation, jusqu’à devenir à la fois un outil indispensable et un moment que j’attends avec impatience toute la semaine.

Vous en avez marre de subir les événements ? Vous voulez (re)prendre le contrôle de votre vie en pilotant votre temps avec efficacité ?

Je vous ai déjà parlé des processus dans un article précédent. Aujourd’hui, je vous emmène à l’outil qui donne tout son potentiel à un tel système : la revue des processus.

Un système de processus

Les processus, ce sont ces plages de temps que l’on décide consacrer aux activités importantes. Ça évite qu’elles soient toujours zappées au profit de l’effervescence du quotidien. Pour plus de détails, n’hésitez pas à vous reporter à l’article qui détaille comment je les utilise. D’ailleurs, la revue est elle-même un processus qui trouve sa place dans mon organisation hebdomadaire.

Cela peut paraître contre-intuitif, mais les processus sont libérateurs. Quand on a fini son créneau de « travail » (insérez ici n’importe quelle activité suffisamment importante pour faire partie de votre organisation), vous pouvez passer à autre chose, sans culpabilité. Sans qu’une petite voix intérieure vous dise en permanence : « Tu devrais être en train de faire ceci ou cela ». Vous avez fait le job !

Un outil industriel…

La revue de processus est issue des pratiques de la gestion de la qualité de l’industrie. C’est une réunion de travail entre tous les acteurs du processus au cours de laquelle on fait le point sur :

  1. Le processus et ses missions : la finalité du processus a-t-elle évolué ?
  2. L’indicateur et l’objectif de performance du processus : est-il encore pertinent ? Est-il SMART ? Permet-il d’améliorer le processus ?
  3. Les méthodes employées : sont-elles adaptées ?
  4. Les interactions de votre processus (avec les autres) : fonctionne-t-il harmonieusement avec les autres processus de votre organisation ?
  5. La gestion documentaire de votre processus : le nombre, la forme et le niveau de détail de vos procédures, modes opératoires et check-lists répondent-ils au besoin en connaissance des opérationnels ?
  6. Votre processus et le client : quels sont les retours du client, interne ou externe ?
  7. La volonté de la direction : votre processus participe-t-il, à son niveau, à l’atteinte des objectifs stratégiques de votre entreprise ?
  8. L’impact des lois et règlements, contrats spécifiques : l’organisation de votre processus a-t-elle des contraintes particulières pour être en conformité avec des lois, règlements, contrats…
  9. Les ressources matérielles, humaines et temporelles : sont-elles adaptées pour atteindre les objectifs ?

… Adapté pour un usage personnel

Je trouve particulièrement intéressant de partir de cette approche et d’essayer de la traduire dans mon organisation :

  1. Le processus et ses missions : pourquoi je fais ça ? Est-ce que c’est toujours pertinent ?
  2. L’indicateur et l’objectif de performance du processus : y a-t-il un moyen de suivre l’efficacité de mes actions ? Que me dit l’indicateur ?
  3. Les méthodes employées : est-ce que je m’y prends correctement ? Est-ce qu’il existe d’autres façons de faire que je pourrais tester ?
  4. Les interactions de votre processus (avec les autres) : comment cette activité s’intègre dans mon organisation globale ?
  5. La gestion documentaire de votre processus : le projet lié à ce processus est-il rédigé ? Découpé en tâches réalisables ?
  6. Votre processus et le client : le bénéfice principal de ce processus est-il destiné à moi ou à quelqu’un d’autre ? Comment cette personne réagit par rapport à ce que je fais ?
  7. La volonté de la direction : comment ce processus contribue-t-il à vos objectifs à long terme ?
  8. L’impact des lois et règlements, contrats spécifiques : il y a-t-il des contraintes externes sur ce processus ? Comment les intégrer ?
  9. Les ressources matérielles, humaines et temporelles : sont-elles adaptées pour atteindre les objectifs ? Le créneau réservé a-t-il la bonne durée ? Est-il situé au bon moment ?

Un rendez-vous avec soi-même

Chaque semaine, j’y consacre une demi-heure. Pour chaque processus de mon système, je me pose ces questions. Quand le processus en question fonctionne bien, ça va très vite. Il est tout de même important de s’interroger sur sa pertinence. Il serait dommage de prendre du temps pour avancer sur un projet pour finalement se rendre compte qu’il ne s’aligne plus avec vos objectifs.

Là où la revue trouve tout son sens, c’est pour les processus que vous avez plus de peine à installer. Chaque semaine, elle me permet d’affiner un peu mon système, de l’adapter toujours mieux aux contraintes mouvantes de ma vie.

Une trace écrite

Coucher sa revue sur le papier (ou la taper) me semble un vrai « plus ». Écrire ralentit un peu le rythme de nos pensées qui pourrait sinon survoler trop vite une question. J’aime aussi relire ma revue de la semaine précédente au fur et à mesure que je progresse.

Je mets aussi à jour l’agenda Google que je consacre à mon système. Je trouve que c’est plus souple que gérer une version papier qu’il faudrait refaire en totalité à chaque modification. Pourtant, ça serait ferait une chouette page dans mon BuJo

Je suis sûre que vous pouvez caser une demi-heure par semaine pour mettre en place une revue de processus. Même si vous n’utilisez pas ce système, vous trouverez un grand bénéfice à prendre un moment pour faire le point sur votre organisation. Dans tous les cas, faites-moi signe dans les commentaires ci-dessous ou sur Facebook ! N’oubliez pas de vous inscrire à la newsletter pour ne louper aucun article. Oui, je suis très directive aujourd’hui…

Portez-vous bien,

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