Faire des listes pour gagner du temps

Déjà le vingtième article sur le blog et encore des grenouilles (il faut me dire si vous en avez marre) ! J’appelle ainsi nos tâches essentielles. On en a déjà parlé dans plusieurs articles, mais celui-ci est un bon début.

Vous arrive-t-il d’avoir l’esprit encombré par tout ce que vous avez à faire ? D’oublier (ou d’avoir peur d’oublier) des tâches importantes ? Avez-vous le sentiment de subir votre charge de travail plutôt que d’en être maître ? Avez-vous tendance à procrastiner ? Si vous pouvez répondre « oui » à l’une de ces questions, faire des listes peut vous aider.

Se libérer du souci de ne pas oublier

Faire des listes permet de donner du sens. Umberto Eco l’exprime très bien :

« La liste est à l’origine de la culture. Elle fait partie de l’Histoire de l’Art et de la Littérature. Que veut la culture ? Rendre l’infini compréhensible et, souvent, créer de l’ordre. Et comment, en tant qu’êtres humains, faisons-nous face à l’infini ? Comment tentons-nous de saisir l’incompréhensible ? A travers les listes. » 
Umberto Eco

Notre mémoire de travail a une capacité limitée. Faire des listes et les écrire permet de décharger sa tête de ce qu’il l’encombre. Notre cerveau est plus utile à traiter des informations qu’à retenir les mille petites choses que nous ne voulons pas oublier de faire.

On crée une première liste de « déchargement ». L’idée, c’est de noter tout ce qu’il y a à faire. Une courte description suffit, avec les infos disponibles sur le moment et l’échéance s’il y en a une et qu’elle est connue. A ce stade, on ne se soucie ni de quand, ni de comment ces tâches vont être réalisées. Dans cette liste, il n’y a pas de hiérarchie, les tâches s’ajoutent les unes à la suite des autres.

Organiser ses listes

Chaque jour, on fait un point sur la liste de déchargement. On injecte les tâches qui y figurent dans les différentes listes secondaires :

  • liste quotidienne : c’est elle qui se trouve au cœur de l’action. Le plus délicat est de trouver l’équilibre : une charge suffisante pour représenter un peu de challenge, mais réalisable pour rester sur une dynamique de succès. Si jour après jour, on a l’impression de ne jamais réussir à en faire assez, la motivation risque de retomber assez rapidement. Pour éviter cet écueil, la liste peut contenir des tâches « bonus ». Quand le vent ne souffle pas du bon côté et que vous n’arrivez pas à les faire, ce n’est pas grave, l’objectif du jour est quand même atteint. Mais quand vous y arrivez, vous pouvez vous accorder une petite récompense. Dans tous les cas, vous capitalisez du succès et de la confiance en vous.
  • liste de projet : elle recense les actions à mener pour mener à bien un projet. Elle peut être un facteur très important dans la réussite d’un projet. Quand on le divise en tâches aussi élémentaires que possible, n’importe quel projet paraît beaucoup plus réalisable
  • liste mensuelle : elle sert de relais pour nous faire avancer vers nos objectifs à plus long terme
  • dans le même esprit on peut également imaginer une liste hebdomadaire

Évidemment, cette liste n’est pas exhaustive et doit s’adapter à vos besoins

Perdre un peu de temps pour en gagner

Notre énergie mentale, émotionnelle et physique est précieuse, notre temps également. Même si c’est contre-intuitif,  il faut savoir investir un peu de temps pour en gagner par la suite. On évite ainsi de se lancer tête baissée dans l’exécution des premières tâches qui nous viennent à l’esprit. En prenant un peu de recul sur ce qu’il y a à faire, on peut sélectionner les tâches qui vont dans le bon sens et écarter ce qui ne cadre pas suffisamment. Le critère essentiel, c’est l’adéquation de chaque élément de la liste avec nos propres buts (surtout s’ils sont clairement définis). Il faut vraiment se demander pour chaque tâche si elle mérite notre temps et notre énergie. Et ne pas hésiter à rayer celles qui ne passent pas cette barre, sans culpabilité. On ne peut pas tout faire…

Le meilleur moment pour se lancer dans cette revue quotidienne, c’est le soir un peu avant le coucher. Tout d’abord, cela permet d’instituer un moment calme avant d’aller dormir qui favorise la transition entre l’activité et le sommeil. Se mettre en tête ce que l’on veut accomplir le lendemain engage surtout la pensée diffuse quand elle est la plus efficace. Ainsi le cerveau va pouvoir commencer à travailler en dehors du cadre de notre conscience.

On peut écrire toutes ces listes sur des feuilles volantes, dans des cahiers, sur des tableaux, sur des applications… Mais le système qui, pour ma part, gère cela le mieux, c’est le Bullet Journal. Toutes vos listes y trouveront leur place, ainsi que plein d’autres aspects de votre vie. Cet outil est redoutable pour s’organiser et prendre du recul. Et vous, quelles listes utilisez-vous ?

Portez-vous bien,

Ernilie signature

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